NỘI QUI HOẠT ĐỘNG

Thứ hai - 06/05/2019 15:30
TÌNH NGUYỆN VIÊN PHỤC VỤ TIÊU BAN LỄ TÂN – GIAO TẾ
ĐẠI LỄ VESAK LHQ 2019 TẠI HÀ NAM
NỘI QUI HOẠT ĐỘNG
 TÌNH NGUYỆN VIÊN PHỤC VỤ TIÊU BAN LỄ TÂN – GIAO TẾ
ĐẠI LỄ VESAK LHQ 2019 TẠI HÀ NAM
  1. YÊU CẦU CHUNG
Tình nguyện viên (TNV) tham gia phục vụ trong Tiểu ban Lễ tân – Giao tế là người phục vụ đưa đón các đoàn đại biểu trong/ngoài nước suốt quá trình diễn ra Đại lễ (Vesak Liên Hợp Quốc 2019 tại Hà Nam), kể từ khi tiếp nhận đoàn đến khi đoàn lên máy bay rời Hà Nội về nước; là người cung cấp thông tin, giải quyết các yêu cầu của khách và các tình huống xãy ra trong phạm vi trách nhiệm của mình; đồng thời là cầu nối giữa các bộ phận hữu quan của Ban Tổ chức (BTC) cũng như các Tiểu ban liên quan.
Tình nguyện viên phải đảm bảo những yêu cầu sau:
  • Thể hiện tốt phẩm chất đạo đức, tác phong mẫu mực; nêu cao ý thức trách nhiệm; có tính kỷ luật, tự giác, phục tùng sự phân công của người phụ trách, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
  • Nắm vững kiến thức cơ bản về lễ tân ngoại giao và an ninh, có hiểu biết về những kiến thức cơ bản về: đất nước và con người Việt Nam, tình hình phát triển du lịch; đặc biệt,nắm vững chương trình, thời gian, địa điểm diễn ra Hội nghị và các sự kiện Lễ hội Phật đản Vesak 2019.
  • Tuân thủ mọi quy định của Ban Tổ Chức, Tiểu Ban lễ tân, vận chuyển
  • Nhận thức đầy đủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của mình, có ý thức cảnh giác, báo cáo kịp thời với người phụ trách về những vấn đề nảy sinh ngoài phạm vi trách nhiệm của mình để có chủ trưởng, biện pháp xử lý kịp thời.
  1. TRONG QUAN HỆ, GIAO DỊCH, PHÁT NGÔN
  • Trong quan hệ giao dịch cần có thái độ lịch thiệp, hòa nhã, cởi mở. Trong khi giao tiếp, khi khách đề cập đến những vấn đề mình không nắm vững thì khéo léo từ chối.
  • Hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc của khách, thu nhập thông tin, tinh hình huống bất ngờ vượt quá phạm vi trách nhiệm để chuyển cho người phụ trách kịp thời giải quyết.
  • Tuyệt đối không được cam kết bất cứ điều gì với các tổ chức, cá nhân nước ngoài; không được nhận, tuyên truyền những tài liệu phản động.
  • Khi nhận chuyển giúp thư từ, tài liệu, hàng hóa của cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài phải kiểm tra kỹ và được sự đồng ý của người phụ trách.
  1. HOẠT ĐỘNG ĐI LẠI VÀ SINH HOẠT
  • Chấp hành đúng giờ giấc và các hoạt động đã được quy định theo sự phân công của người phụ trách.
  • Tuyệt đối không được uống rượu và có biểu hiện thiếu văn hóa trong suốt thời gian phục vụ đoàn.
  • Thường xuyên có ý thức giữ gìn cẩn thận các loại giấy tờ tùy thân, hành lý cá nhân; giúp đỡ, hướng dẫn đoàn quản lý tài sản cá nhân. Khi có hiện tượng không bình thường xẩy ra phải kịp thời báo cáo người phụ trách để xử lý, tránh gây ồn ào mất trật tự, ảnh hưởng đến đoàn kết nội bộ.
  • Phối hợp chặt chẽ với cán bộ an ninh, lái xe và các cán bộ được phân công đi cùng đoàn.
  • Thường xuyên liên lạc và thông báo cho người phụ trách những thông tin cần thiết, những yêu cầu của khách để giải quyết kịp thời.
  • Các TNV phải chịu trách nhiệm về những hoạt động của mình trước người phụ trách và Ban Tổ chức VESAK
  1. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
  • Các trưởng nhóm chịu trách nhiệm quản lý chung nhóm của mình và báo cáo tình hình, những vấn đề phát sinh với người phụ trách trong thời gian tập huấn và phục vụ Lễ hội Phật đản Vesak.
  • Các TNV có trách nhiệm chấp hành sự phân công của trưởng nhóm và của người phụ trách.
  • Mỗi TNV phải thực hiện nghiêm chỉnh Nội quy trên. Mọi hiện tượng vi phạm phải được phát hiện kịp thời báo cáo người phụ trách.
  • Bản Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày tập trung TNV đến khi kết thúc Đại lễvà các đoàn khách rời Hà Nội.
 
  1. NGHIỆP VỤ LỄ TÂN/HƯỚNG DẪN CỦA TNV THÁP TÙNG
    1. Vai trò của TNV/hướng dẫn đoàn
Trong vai trò tháp tùng và hướng dẫn các đại biểu, các trưởng đoàn đóng một vai trò hết sức quan trọng.
Với tư cách như một cán bộ lễ tân thực thụ, cán bộ liên lạc (Tình nguyện viên) sẽ phải làm công việc hết sức đa dạng, phong phú và phức tạp. Kể từ khi tiếp nhận doàn cho đến khi đoàn rời Việt Nam, cán bộ liên lạc là nguồn cung cấp thông tin hai chiều từ BTC đến phái đoàn và ngược lại; là người xử lý và giải quyết các yêu cầu của khách cũng như những tình huống phát sinh trong quá trình diễn ra Đại lễ; đảm bảo phối hợp để thực hiện các hoạt động của các đoàn đúng như đề án, chương trình và kịch bản.
Cán bộ liên lạc là những người đầu tiên và trực tiếp chứng tỏ lòng hiếu khách của Việt Nam, và trong chừng mực nhất định, cho thấy khả năng và trình độ tổ chức của nước chủ nhà.
    1. Yêu cầu chung
+ Về trang phục:Trong quá trình phục vụ Đại lễ Vesak, cán bộ liên lạc phải:
  • Ăn mặc chỉnh tề, sạch sẽ theo đúng quy định của Ban Tổ chức
  • Đầu tóc phải gọn gang, chân đi giầy hoặc dép có quai hậu.
  • Luôn đeo phù hiệu hoặc thẻ an ninh do BTC cấp
+ Về giao tiếp: Trong giao tiếp, cán bộ liên lạc phải:
  • Nói năng lịch sự, đi lại nhẹ nhàng, không hút thuốc lá, không cười đùa hoặc nói to (nhất là khi dùng bộ đàm – nếu có) trong các khu vực diễn ra các hoạt động của Lễ hội Phật đản Vesak. Tác phong nhanh nhẹn, khẩn trưởng.
  • Đi lại đúng nơi quy định theo loại phù hiệu đã được cấp, không tự động mở cửa các phòng, đặc biệt là của người nước ngoài nếu không được phép.
  • Khi được yêu cầu nên chủ động hướng dẫn và giúp đỡ khách, nếu không đủ thông tin hoặc thông tin chưa chính xác thì nên liên hệ tìm hiểu qua BTCĐại lễ để cung cấp cho khách, tránh trả lời theo ý chủ quan của mình, hướng dẫn cho khách đến những địa điểm liên hệ cần thiết.
  • Trong khi tiếp xúc, tránh đề cập những vẫn đề nhạy cảm như: nhân quyền, sự so sánh về tôn giáo hay những vấn đề nội bộ nhạy cảm.
Nói chung trong giao tiếp với khách, cán bộ liên lạc cần ý thức ta là chủ nhà, nhưng vẫn luôn phải giữ thái độ lịch thiệp, trong thị, mến khách, hòa nhã tận tình trong mọi tình huống. Mục đích cao nhất để tiến tới thành công của Lễ hội phật đản Vesak làm vui lòng khách, để lại cho họ những ấn tượng tốt đẹp về đất nước và con người Việt nam.
+ Kiến thức hiểu biết:
  • Có một số kiến thức cơ bản về Lễ tân ngoại giao.
  • Nắm được những thông tin cập nhật về tình hình phát triển kinh tế, xã hội đặc biệt về kiến thức về ngành du lịch của Việt Nam. Tên và chức vụ của các vị lãnh đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Quốc Hội, Chính Phủ và các chức sắc quan trọng của Giáo hội Phật giáo Việt Nam.
  • Hiểu biết các kiến thức cơ bản, tiêu chí, hoạt động cũng như tầm quan trọng của Vesak.
  • Nắm vững các địa điểm diễn ra Đại lễ, các đề án, chương trình và kịch bản chi tiết của mỗi hoạt động, cơ cấu thông tin liên lạc, cơ cấu tổ chức của BTC,  các tiểu ban của BTC và mọi chi tiết liên quan đến Đại lễ Vesak.
 
    1. Nguyên tắc làm việc
  • Thường xuyên liên lạc và thông báo nhanh nhất và kịp thời cho BTC. Cập nhật thông tin hai chiều. Khi có những yêu cầu của khách vượt quá phạm vi trách nhiệm của mình cần báo cáo ngay cho BTC, tiểu ban liên quan để có biện pháp giải quyết kịp thời.
  • Trong mỗi hoạt động nên nhắc lại thời gian rời các địa điểm cho các đại biểu trong đoàn ít nhất trước 30 phút. Các thành viên nên có mặt tại nơi xuất phát trước 15 phút và trưởng đoàn trước 10 phút.
  • Phối hợp chặt chẽ với lễ tân đoàn để nắm được những yêu cầu của các đại biểu trong đoàn, đồng thời để cung cấp những thông tin của BTC đến đoàn mình phụ trách.
  • Trong công việc phải hết sức chu đáo, tỉ mỉ, tận tình, và luôn giữ vững kỷ luật về giờ giấc.
    1. Nhiệm vụ cụ thể
Với chức năng là cán bộ lễ tân để phục vụ các đại biểuhoặc các quan chức, .v..v., kể từ khi đoàn đặt chân đến Việt Nam đến khi rời khỏi Việt Nam,để giải quyết mọi vấn đề có liên quan đến đoàn do mình phụ trách theo qui định của BTC cũng như các tiểu ban liên quan. Nhiệm vụ cụ thể của ban đưa đón tháp tùng gồm:
  • Nắm vững thời gian đến và đi lại của các đoàn, lịch đưa đón từ sân bay Nội Bài về Hà Nội, từ khách sạn đến các các khu vực hội nghị và lễ hội tại Tam Chúc; đồng thời thường xuyên cập nhật thông tin với BTCvà tiểu ban Vận chuyển.
  • Nắm vững tên đoàn và tên trưởng đoàn, số lượng và thành phần do mình phụ trách.
  • Đón và đưa đoàn từ sân bay về khách sạn nơi đoàn lưu trú và ngược lại. Tháp tùng và hướng dẫn các đại biểu trong mọi hoạt động liên quân đến Lễ hội Vesakđúng theo kịch bản của BTCvà các tiêu ban liên quan.
  • Nắm vững và thông báo cho đoàn các tiêu chuẩn dành cho Trường đoàn cũng như các quý vị khách VIP về các chế độ đài thọ: ăn, ở, đi lại, giặt là, mini bar…, trong khách sạn.
  • Nắm vững đề án, chương trình và đặc biệt là kịch bản chi tiết của từng hoạt động trong quá trình diễn ra Đại lễ Vesak, vị trí đứng trong khi chụp ảnh (nếu có), ngồi trong các phiên khai mạc, bế mạc, tiệc chiêu đãi, .v..v., của các trưởng đoàn, các thông tin có liên quan của BTC để thông báo trong thời gian sớm nhất có thể cho đoàn mình phụ trách.
  • Nắm vững và thông tin cho đoàn sơ đồ và đội hình xe trong mọi hoạt động liên quan đến Đại Lễ. Sơ đồ xe từ sân bay về khách sạn và ngược lại, sơ đồ xe đi từ khách sạn đến các cuộc họp cũng như ra khu lễ hội. Nắm vững xe dành cho Trưởng đoàn mình.
  • Nắm vững các địa chỉ, địa điểm, tên và số điện thoại di động (nếu có) của thành viên BTC cũng như tiểu ban liên quan, các cán bộ liên lạc của các đoàn khác, cán bộ lễ tân của đoàn mình.
  • Chuyển kịp thời và nhanh nhất các ấn phẩm, tặng phẩm, thẻ đại biểu, giấy mời các loại và các tài liệu liên quan đến đoàn mình phụ trách..
  • Lưu ý nhắc các trưởng đoàn cũng như các thành viên khác đeo thẻ đúng quy định của Ban tổ chức.
  1. NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA TÌNH NGUYỆN VIÊN
(Các nhóm: sân bay, tháp tùng, khách sạn)
  1. Công việc của TNV chuẩn bị đón khách
- TNV phải có mặt tại sân bay ít nhất trước 30 phút
- Đứng đúng vị trí khu vực của BTC yêu cầu cầm biển đón khách
  - Kiểm tra lần cuối các dữ kiện liên quan:
          + Giờ đến, địa điểm đến của khách
          + Phương tiện vận chuyển khách
          + Chương trình, danh sách đoàn khách
- Biết rõ điểm đón: cửa ra/vào, khu vệ sinh, y tế, nơi đổi tiền, .v..v.
- Đón khách:
          + Nhanh chóng tập trung khách vào khu vực đã định
          + Tự giới thiệu bản thân (ngắn gọn)
          + Nhận trưởng đoàn
          + Kiểm tra số khách thực tế so với danh sách đoàn
          + Đề nghị khách kiểm tra hành lý và các vấn đề liên quan
- Hướng dẫn khách lên xe
- Kiểm tra lần cuối số lượng khách, hành lý và cho xe di chuyển

     -  Khi đón được khách hỏi quý danh và xác nhận đúng tên có trong danh sách của BTC không.
  1. Trách nhiệm của TNV tháp tùng với hành lý của khách
-Khi đón khách xong, TNV xác nhận hành lý trước mặt khách, số hành lý ký gửi, xem tình trạng hư hỏng của hành lý, luôn xác nhận nhiều lần số lượng hành lý
-Dù vận chuyển bằng cách nào thì hành lý cũng rời xa khách, vì vậy TNV phải xác nhận xem khách có bỏ  các vật dụng quý ( đặc biệt là passport), ví,  các vật cần thiết, khi vận chuyển hành lý của khách thì phải có mặt khách, có khách xác nhận.
- Sau khi nhận biết được khách đó thuộc nhóm nào thì thông báo cho TNV theo xe nhóm đó tiếp quản và dẫn khách ra xe.
  1. Công việc trên xe của TNV khi đang di chuyển và chuẩn bị về đến cơ sở lưu trú
  • Đang di chuyển
- TNV hướng dẫn qua những điểm đến (địa lí, lịch sử, địa điểm tham quan, văn hoá, phong tục)
  • Chuẩn bị đến khách sạn
- TNV thông báo trên bộ đàm cho người phụ trách tại khách sạn để chuẩn bị đón khách.
-TNV thông báo cho đoàn khách của mình đã gần tới nơi cu trú
- Hướng dẫn qua cho đoàn khách về nơi khách cư trú
- Nhắc đoàn khách chuẩn bị hành lý của mình, ko để quên trên xe.
- Thông báo thời gian và thông tin tại khách sạn như:giờ nghỉ ngơi,giờ ăn…,  để cho các đại biểu trong đoàn chủ động theo lịch trình.
- Thông báo thời gian di chuyển từ khách sạn đến chỗ Hội nghị (tính cả đi bộ và thời gian sẽ thông báo dư ra 10 phút)
  1. Trình tự các bước check-in khách sạn tại quầy lễ tân/đón tiếp
- Kiểm tra thông tin đặt chỗ trước khi về khách sạn: thông báo về khách sạn, các hướng dẫn liên quan, danh sách phân phòng.
- Đến khách sạn tập trung khách tại khu vực tiền sảnh, nơi có chỗ ngồi, hoặc chỗ đứng thoải mái và không ảnh hưởng đến đoàn khác.
- Thu giấy tờ tùy thân của khách (hộ chiếu/giấy căn cước công dân/CMND
- Tới quầy lễ tân làm thủ tục nhận phòng cùng TNV tại khách sạn
- Ưu tiên khi nhận phòng:
       + Khách VI
P

   + Người cao tuổi
       + Trưởng đoàn
- Đưa chìa khóa phòng và phiếu ăn, phiếu dịch vụ (nếu có) cho khách
- Thông báo cho khách các thông tin cần thiết:
       + Các quy định khi ở khách sạn nơi đoàn lưu trú (những thứ khách dung trong phòng sẽ phải trả tiền, giờ tiếp khách, ký gửi đồ tư trang quý…)
       + Các tiện nghi và dịch vụ của khách sạn
       + Sử dụng các thiết bị trong phòng
- Đưa cho khách danh thiếp (card)của khách sạn. Nếu khách đi lạc có thể dùng card này để bắt taxi về khách sạn (điều hành nhớ nhắc khách sạn chuẩn bị card)
- Thông báo cho khách giờ tập trung tiếp theo theo lịch trình.
  1. Chỉ dẫn của TNV cho khách về trình tự của việc trả phòng
- Thông báo thời gian trả phòng cho các đại biểu
- Thông báo thời gian thu xếp hành lý rời phòng/ thời gian tập trung
- Yêu cầu khách thanh toán các hóa đơn cá nhân vào tối hôm trước (để tiết kiệm thời gian vào buổi sáng).
- Yêu cầu khách lấy hết đồ ra khỏi két an toàn (hộ chiếu, tiền…) và không để quên gì ở trong két sắt.

 
TIỂU BAN LỄ TÂN – GIAO TẾ
   ĐẠI LỄ VESAK LHQ - 2019

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây