MỘT SỐ NỘI DUNG CẦN CHÚ Ý TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO

Thứ hai - 06/05/2019 15:40
Sổ tay Tình nguyện viên
MỘT SỐ NỘI DUNG CẦN CHÚ Ý TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO
 
  1. Nghi thức chào đón trong Đạo phật
  • Hai tay: chắp hình hoa sen, mười ngón tay khép sát vào nhau, để trước ngực.
  • Hai chân: đứng hình chữ V.
  • Đầu: hơi cúi xuống thấp.
  • Miệng: tươi cười nhẹ nhàng, chào câu "A di đà phật" đối với các đại biểu tăng ni trong nước hoặc câu "Amitaba" đối với đại biểu tăng ni quốc tế.
  1. Lời nói
  • Nhẹ nhàng, ôn tồn, nói lời tao nhã và tôn trọng khách.
  • Đối với khách trong nước: Đáp lời nói "A Di Đà Phật".
  • Đối với tu sĩ trong và ngoài nước thì xưng hô Venerable (Thượng tọa) hoặc là Most Venerable (Hòa thượng). Đối với tu sĩ nữ thì xưng hô là Bhikkhnni (Sư cô, Ni sư, Ni trưởng)
  1. Xử lý phàn nàn của khách
Trong trường hợp khách phàn nàn, TNV phải biết cách đáp ứng những lời phàn nàn của khách và giải quyết các yêu cầu một cách ổn thoả. Trong trường hợp khách phàn nàn, TNV cần phải giữ thái độ bình tĩnh và lịch thiệp, chăm chú nghe lời phàn nàn, bày tỏ thái độ thông cảm với khách. Quy trình sau đây có thể giúp tình nguyện viên xử lý tốt những lời phàn nàn của khách:
  • Lắng nghe chăm chú lời phàn nàn của khách
  • Tìm ra những nội dung và ghi lại
  • Bày tỏ sự thông cảm với khách
  • Xin lỗi khách, không bào chữa và tránh tranh luận.
  • Cảm ơn khách đã bày tỏ ý kiến, góp ý của mình
  • Giải thích những việc có thể
  • Báo cáo lại với tổ trưởng hoặc BTC
  • Theo dõi việc xử lý
  • Kiểm tra lại sự hài lòng của khách
Rất nhiều trường hợp lời phàn nàn của Đại biểu là nguồn thông tin có giá trị cho Ban Tổ chức, vì vậy, Do vậy cần xử lý tốt lời phàn nàn, tạo ấn tượng tốt cho khách.
  1. Cách xếp chỗ ngồi trên xe ô tô
Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trên xe ô tô theo Lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe):
- Khách chính hoặc người có chức vụ cao nhất, ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe).
- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe. Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế sau lái xe thì chỗ giữa đựơc coi là chỗ thứ 3 về tầm quan trọng.
- TNV tháp tùng ngồi đằng trước cạnh lái xe.
- TNV tháp tùng nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách (trong trường hợp đối với khách quý đã có bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa xe cho khách thì TNV tháp tùng phải xuống sau khách).
 
Một số lưu ý khác
   1- Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, không khách khí, nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách có thể hiểu lầm là ta coi thường họ. Người khách nước ngoài nào khi tiếp xúc với ta lần đầu, cũng để ý đến thái độ của chúng ta. Nếu gây được cảm tình tốt ngay từ buổi đầu thì sẽ dễ dàng cho việc tiếp xúc sau này. Trái lại, nếu để khách cảm thấy ta lạnh nhạt, quá dè dặt, kiểu cách sẽ không có lợi cho mối quan hệ giữa ta và khách, đồng thời cũng gây một ấn tượng không đẹp ngay từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu.
2- Cần khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, trái lại cần tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình.
3- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người lãnh đạo nước họ.
4- Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần thứ hai thì cần biết tên và chức vụ của khách. Người khách nào cũng vậy đứng về mặt tâm lý cũng sẽ có cảm tình khi ta gọi đúng tên của họ.
5- Cần tôn trọng tập quán sinh họat của khách.
6- Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì phiền tóai đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn.
8- Khi nói chuyện với khách không nên hỏi tuổi, không nên hỏi chuyện riêng về gia đình
9- Xách đỡ những đồ vật nặng khi lên xuống xe cho khách
10- Muốn vào phòng khách phải gõ cửa, khi được phép mới vào. Trong phòng khách, khi có lời mời ngồi mới được ngồi.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây