HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

Thứ sáu - 30/11/2018 07:13
HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

  1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HÀNH CHÁNH GH
Để hiểu rõ giá trị của văn bản, cũng như để mọi người nghiêm chỉnh chấp hành. Trước hết, chúng ta cần hiều rõ khái niệm hành chánh.
  1. Khái niệm hành chánh Giáo hội
Một văn bản khi ban hành đã tự khẳng định vị trí vai trò của nó trong lĩnh vực quản lý và điều hành. Văn bản khi ban hành dưới bất kỳ hình thức nào đều nhắm vào mục tiêu cơ bản là thúc đẩy sự phát triển của đất nước nói chung và giáo hội nói riêng hoàn toàn không có gì là chủ quan khi cho rằng Giáo hội muốn đạt được chức năng, nhiệm vụ với hiệu quả cao nhất mà không cần những biện pháp thích hợp qua việc ban hành văn bản hành chánh là đều không thể có. Trong nhiều năm qua, do điều kiện chủ quan và khách quan, cơ quan hành chánh Giáo hội các cấp có sự thiếu quan tâm trong việc hướng dẫn về soạn thảo văn bản hành chánh theo đúng quy trình của nó. Thông thường người ta thường nói “Phải gắn lý luận với thực tiễn”, nhưng lý luận với mức độ không đào tạo hẳn hoi, thiển nghĩa đó cũng chỉ là “Cưỡi ngựa xem hoa”. Lâu nay, khi soạn thảo văn bản mỗi nơi mỗi cách, nhất là hình thức văn bản không được thống nhất. Nếu làm tốt công tác soạn thảo văn bản, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của Giáo hội. Bởi vì, chất lượng của văn bản ảnh hưởng sâu sắc tới hiệu quả quản lý của Giáo hội. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả tác động của văn bản, cần nghiên cứu một cách tường tận quy trình soạn thảo văn bản từ nội dung đến hình thức. Để hiểu rõ giá trị của văn bản, cũng như để mọi người nghiêm chỉnh chấp hành. Trước hết, chúng ta cần hiều rõ khái niệm hành chánh
  1. Hành chánh là bản thể luật:
Khi nghiên cứu hành chánh ở thể tĩnh cho đến nay mọi người đều công nhận:
Về bản chất: Hành chánh là nguồn gốc của các mối tương quan giữa người và người, giữa người với cộng đồng. Dần dần nó trở thành quy tắc xử sự mà mỗi con người phải tuân thủ khi giao tiếp với nhau, hay giao tiếp với xã hội. Cuối cùng nó trở thành định chế được mọi người tuân thủ, được nó bảo vệ và cũng bị nó chế tài.
Về bản thể: Ban đầu hành chánh là chức năng xã hội, bắt buộc mọi người phải tuân hành. Nguyên thủy của hành chánh là nghệ thuật chung sống với nhau. Dần dần nó trở thành kỷ thuật bảo vệ cuộc sống chung, để cuối cùng nó trở thành khoa học bảo vệ an cư lạc nghiệp cho mọi thành viên trong xã hội.
Khi nghiên cứu ở thể động: Hành chánh ban đầu có tính cưỡng hành, sau dần pháp luật được đồng hóa với trật tự, rồi với an ninh để chuyển đổi từ tính cưỡng hành đi đến sự phù hợp với lợi ích công cộng.
  1. Hành chánh là đạo đức luận:
Có nhiều người thường đem đạo đức đối lập với hành chánh. người ta thường nói: dùng hành chánh thì phải bỏ qua đạo đức và dùng đức phải phế hành chánh.
Sự thật, mục đích cuối cùng của hành chánh là đưa đến cái thiện, nhưng đó không phải là cái thiện vị kỷ mà là cái thiện vị tha, cái thiện của cộng đồng nhân loại, chứ không phải là cái thiện cá nhân của mỗi con người.
Nhìn chung khuynh hướng hành chánh tiến bộ hiện nay của thế giới là hành chánh trùng hợp với đạo đức. Do đó, loài người hiện nay có thể triệt tiêu được mọi khổ đau của tâm hồn, ở Việt Nam thường dùng khái niệm lý – tình nhầm nói lên quan niệm đạo đức bằng ý niệm chính đáng và quan niệm hành chánh bằng ý niệm hợp pháp. Theo đạo lý Phật giáo thì mọi việc có liên quan, tuân thủ “Quán đãi Đạo lý”, tức là phải có tình có lý, đạo tục phải dung thông.
  1. Hành chánh là phương pháp luận:
Hành chánh là một khoa học, nhưng khi vận dụng nó lại là một nghệ thuật. Vì thế, hành chánh luôn chính xác, vì chính xác nên hành chánh đã phục vụ tốt cho chân lý. Chân lý của hành chánh không phải là chân lý tuyệt đối mà là công lý. Công lý là cái “Chân – Thiện – Mỹ” của thời đại được mọi người đồng tình chấp nhận. Vì vậy, công lý đổi thay qua không gian và thời gian. Công lý của quốc gia này không phải là công lý của quốc gia khác. Do đó, các văn bản hành chánh luôn có đầy đủ các đặc tính khoa học như:
Quy cũ phân minh và chặt chẽ.
Khoa học thuận lý và có tính thuyết phục cao.
Nhân bản vững chắc và phục thiện.
Tiến bộ vì có đầy đủ khả năng để ứng dụng vào công tác vị trí an toàn cho dân tộc, không phân biệt màu da, tôn giáo hoặc trình độ.
Như vậy, nội dung của hành chánh luôn tuyệt đối, chính xác về không gian, chính xác về thời gian. Cho nên, nội dung văn bản hành chánh phải cô đọng, xúc tích. Dấu ngắt trong câu văn bản cũng đóng trong câu văn bản cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, nếu ngắt câu tùy tiện sẽ dẫn đến hiểu sai nội dung gây những hậu quả khó lường. Xin đơn cử một vài ví dụ:
Ví dụ 1: Văn bản hành chánh đặt dấu câu không đúng.
Xưa có một ông nhà giàu sanh được một đứa con gái và một đứa con trai tên là Phi. Cô gái lớn đã gã chồng, nhưng cậu trai thì chỉ mới vài tháng tuổi, chẳng may ông sắp lìa trần. Trước khi lìa trần ông viết chúc thư nhưng không có chấm, phẩy gì hết. Nội dung chúc thư như sau:
“Dư kim thất thập tuế sinh đắc nhất nam nhi Phi ngô tử giả kỳ gia tài giao dự tế ngoại nhân bất đắc xâm tranh”
Ông giao chúc thư cho chàng rể và ông Trưởng giả qua đời. Chàng rể hiểu theo ý mình và ngắt câu, đặt dấu phẩy sau chữ Nhi, sau chữ Giả, sau chữ Tuế, thành câu văn như sau: “Tôi nay tuổi đã bảy mươi sanh được một con trai, không phải là con tôi, giao gia tài cho rể người ngoài không được tranh giành (Dư kim thất thập tuế sinh đắc nhất nam nhi, Phi ngô tử giả, kỳ gia tài giao dữ Tế, ngoại nhân bất đắc xâm tranh). Chàng rể thấy cha vợ giao gia tài cho mình thì tận tình nuôi dưỡng cậu em vợ. Khi cậu Phi thành niên, cậu đòi lại gia tài. Chúc thư được đệ nạp quan huyện. Sau khi thẩm vấn đôi bên và nắm vững nội vụ, quan huyện bèn dùng bút son ngắt câu lại. quan huyện đặt dấu phẩy sau chữ Phi, sau chữ Giả, sau chữ dữ, thì ý chí thực sự của Phú ông là: “Tôi nay tuổi đã bảy mươi sanh được một đứa con trai tên là Phi, đích thực là con tôi, giao gia tài cho nó, rể là người ngoài không được tranh giành” (Dư kim thất thập tuế sinh đắc nhất nam Nhi Phi, ngô tử giả, kỳ gia tài giao dữ, Tế ngoại nhân bất đắc xâm tranh) và quan huyện quyết định giao toàn bộ gia tài cho cậu Phi làm chủ sở hữu.
Qua thí dụ trên, nếu Phú ông muốn giao gia tài cho rể thì cả đoạn văn “ngoại nhân bất đắc xâm tranh” trở thành vô nghĩa vì thừa. Câu văn thừa này trở thành “Vô dụng đích”, có viết câu đó hay không thì người ngoài không phải là con cháu của Phú ông cũng không được quyền tranh giành tài sản của ông. Chúc thư này nhằm mục đích loại trừ khả năng chiếm tài sản của chàng rễ mà thôi. Như vậy, qua thí dụ trên cho thấy khi thực hiện văn bản hành chánh điều tối kỵ là viết thừa. Nhưng điều quan trọng khác trong văn bản hành chánh là phải rõ ràng, rành mạch làm cho người tiếp thu văn bản hiểu một cách không khó khăn, không lệch lạc.
Do đó trong văn bản hành chánh không được dùng các từ mơ hồ, lấp lửng, rồi phó mặc cho ai muốn hiểu thế nào thì hiểu. Tuyệt đối không được chơi chữ khiến người khác phải suy đoán theo cảm tính.
Ví dụ 2: Văn bản hành chánh viết theo kiểu chơi chữ, lấp lửng”
Tại một Huyện nọ (thời phong kiến), Quan Huyện đi vắng. Bà Quan Huyện thay chồng điều hành công việc (sự việc này được gán cho bà Huyện Thanh Quan). Có một thiếu phụ có chồng đi lính thú chưa mãn hạn, ở nhà ngưới thiếu phụ làm đơn xin tái giá. Bà quan huyện liền dùng bút son để phê vào đơn, không có chấm phẩy gì hết “Cho về lấy chồng không được ở nhà chồng cũ”. Đến khi sự việc đưa ra quan tỉnh thì quan huyện sở tại mới giải thích là “Cho về lấy chồng, không được ở nhà chồng cũ”.
Ví dụ 3: Văn bản hành chánh không có dấu câu, khiến mọi người muốn hiểu sao cũng được.
Một quan huyện có phê vào đơn của một nông dân xin phép giết con trâu già: “Trâu cày không được giết” để đương đơn hiểu là “Trâu cày không được, giết”. Thực chất ý của vị quan huyện là “Trâu cày, không được giết”.
Ví dụ 4: Văn bản hành chánh viết câu mơ hồ, không có dấu câu, khiến mọi người muốn hiểu sao cũng được.
“Quân ta đánh đồn giặc chết như rạ”, có thể hiểu : “Quân ta đánh đồn giặc, chết như rạ”, như vậy một câu nói lấp lững làm mất nhuệ khí chiến đấu và câu này có thể hiểu cách khác : “Quân ta đánh đồn, giặc chết như rạ”, cũng một câu nói nhưng dấu câu rõ ràng làm tăng tinh thần chiến đấu của quân dân.
  1. Định nghĩa hành chánh
Hành chánh là các nguyên tắc quy cũ để điều hành công tác quản lý Giáo hội do nhân dân tin tưởng giao phó. Hành chánh có các đặc tính: liên tục, thường xuyên, có quy cũ nghiêm nghị, có hệ thống phân minh.
  1. Định nghĩa Văn bản
Văn bản là sự phản ánh ý chí của Giáo Hội vào thế giới hiện thực. Văn bản đã cụ thể hóa, khái quát hóa thực tế khách quan và đưa chúng vào văn bản để điều hòa các mối quan hệ trong Giáo hội. Sự điều hòa các mối quan hệ của văn bản đều được thực tiễn kiểm nghiệm thông qua những hiệu quả đạt được khi văn bản được ban hành. như vậy, một văn bản khi ban hành phải đầy đủ văn phong hành chánh, hiệu quả thực hiện và thực tiễn kiểm nghiệm.
Do tính chất đa dạng và phức tạp của hoạt động quản lý và điều hành Giáo hội, việc lựa chọn hình thức quản lý và điều hành nào hiệu quả nhất, thích hợp nhất là vấn đề rất quan trọng. Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức này, hay hình thức khác không tùy thuộc vào ý chí chủ quan của Giáo hội, mà tùy thuộc vào đặc điểm của từng đối tượng cụ thể, của từng địa phương, từng ngành để có hình thức quản lý và điều hành phù hợp. Trong số các hình thức mà Giáo hội thường sử dụng trong quá trình quản lý và điều hành phải kể đến hoạt động xây dựng, ban hành văn bản. Đây là hình thức mang tính chất pháp lý, tính chất giáo quyền và nó thể hiện rõ ý chí Giáo hội.
Vì vậy, soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động không thể thiếu được trong việc quản lý và điều hành Giáo hội. Văn bản quy định nhiều vấn đề quan trọng như quyền và nghĩa vụ của Tăng Ni, Phật tử khi trong hệ thống tổ chức, quản lý và điều hành của Giáo hội, trình tự thủ tục để thực hiện quyền và nghĩa vụ, giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình quản lý và điều hành Giáo hội.
  1. Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản quản lý hành chánh là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cấp Giáo hội. Văn bản hành chánh được sử dụng như là cơ sở pháp lý quan trọng và ban hành các văn bản với nhiều thể loại khác nhau.
Theo quy chế hành chánh của Giáo hội hiện nay chỉ có 03 cấp hành chánh là Trung ương Giáo hội - Ban Trị sự Tỉnh và Thành hội Phật giáo - Ban Trị sự Quận, huyện, Thị xã, Thành phố trực thuộc Tỉnh.
  1. Trung ương Giáo hội ban hành các loại văn bản: Giáo chỉ, Thông điệp, Nghị quyết, Thông bạch, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, vv.. và các loại công văn giấy tờ khác.
  2. Ban Trị sự Tỉnh và Thành hội Phật giáo ban hành các văn bản: Nghị quyết, Thông bạch, Thông tư, Thông báo, vv.. và các loại công văn giấy tờ khác.
  3. Ban Trị sự Quận, huyện, Thị xã, Thành phố trực thuộc Tỉnh ban hành các loại văn bản theo chức năng quyền hạn được quy định trong Nội quy Ban Trị sự Tỉnh – Thành hội Phật giáo.
  1. MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA VỀ CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG HÀNH CHÁNH GIÁO HỘI
Văn bản hành chánh gồm 32 thể loại: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.
Tuy nhiên chung quy lại, Văn bản hành chánh được chia làm 02 loại sau:
  1. Văn bản hành chính cá biệt
  1. Định nghĩa
Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể.
  1. Phân loại
Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.
Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (Văn bản hành chính cá biệt).
 Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế… kèm theo.
Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của một tổ chức.
Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
  1. Văn bản hành chánh thông thường
  1. Định nghĩa
Văn bản hành chính thông thường hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.
  1. Phân loại
Văn bản hành chính thông thường gồm:
Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…). Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.
Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
– Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các  quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.
– Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
– Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
– Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,… để cấp trên xem xét, quyết định.
– Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
– Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.
  1. KỸ NĂNG CƠ BẢN LÀM VIỆC TRONG HÀNH CHÁNH GIÁO HỘI
          Kỹ năng hành chính là khả năng của một người biết vận dụng kiến thức và kinh nghiệm trong làm việc hành chính để có thể điều hành tốt của tổ chức dựa trên cơ sở thành thục các kỹ thuật hành chính, nghiệp vụ kết hợp với công nghệ hiện đại nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Hay kỹ năng hành chính là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về lĩnh vực hành chính được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong lĩnh vực hành chính. Người làm công tác hành chánh không những cần nắm rõ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có khả năng vận dụng các lý luận đó vào trong thực tiễn một cách linh hoạt và có hiệu quả. Tùy theo từng cách tiếp cận khác nhau mà kỹ năng hành chính được cụ thể thành nhiều kỹ năng khác nhau. Đối với một nhân viên làm trong hành chánh Giáo hội cần có những kỹ năng cơ bản sau:
  1. Phải nắm rõ Hiến chương, nội quy, quy chế GHPGVN và của BHDPT TW
          Hiến chương của Giáo hội Phật giáo Việt Nam là văn kiện cơ bản nhất để qua đó, Giáo hội (i) trình hiện căn cước và viễn kiến văn hóa, (ii) thiết kế khung sườn tổ chức, và (iii) quy định quy trình vận động của Giáo hội. Ở một góc độ nào đó, nó có thể được xem như là sự tổng hợp thu nhỏ của một Hiến pháp của một quốc gia và Nội quy của một tập đoàn Đại học lớn . Chỉ khác là ở kích thước nhân văn, và không gian hoạt động đặc thù cho một tổ chức tôn giáo.
          Nhân viên hành chánh đặc biệt trong hành chánh Giáo hội điều kiện đầu tiên phải biết rõ Hiến chương, nội quy của GHPGVN và trong ngành Hướng dẫn Phật tử, nhân viên hành chánh giáo hội cần phải nhớ kỹ Nội quy, quy chế của Ban Hướng dẫn Phật tử Trung ương cũng như Nội quy của các Phân ban và Tiểu ban thuộc Ban Hướng dẫn Phật tử Trung ương.
  1. Kỹ năng lập chương trình và kế hoạch
          Đây là kỹ năng sắp xếp, bó trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhắm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân. Việc lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương lai, các phương tiện và biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu đó. Đó là khâu đầu tiên và trọng yếu trong toàn bộ hoạt động quản lý nhằm cụ thể hóa những phương hướng, nhiệm vụ xây dựng và phát triển thành những mục tiêu cụ thể trong từng thời gian và trong từng hoạt động cụ thể.
  1. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc
          Đó là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ cơ quan. Trong một tuần, một tháng hay một quý việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau để tiết kiệm thời gian và xác định chức năng, nhiệm vụ và để phục vụ tốt công việc ta luôn đặt ra câu hỏi: Ai làm việc đó? Làm việc đó ở đâu? Làm việc đó khi nào? Và làm bằng cách nào? Đồng thời xác định thứ tự ưu tiên cho công việc, mức độ khẩn hay bình thường để kết quả đạt tốt nhất.
  1. Kỹ năng nói trước công chúng và phản biện xã hội
          Để thực hiện tốt kỹ năng này ngoài luyện tập còn có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung trình bày trước công chúng, nên nói trước điều gì, nói sau cái gì, trình bày logic tránh giàn trải tạo sự nhàm chán cho người nghe, biết cách nhấn mạnh thông tin mình có, khai thác thông tin và cung cấp cả hình ảnh minh họa nếu có thể, chia sẻ thông tin theo cách truyền cảm, ý tứ rõ ràng. …Ngoài ra, nắm vững thông tin theo trình tự logic để có thể hiểu và dùng chứng cứ, lập luận để bác bỏ chứng cứ, lập luận đã được đưa ra trước đó đưa ra lập luận để làm rõ đúng – sai. Trong phản biện phải có các luận cứ để làm rõ cái đúng, cái sai của vấn đề đang tranh luận. Chính vì vậy, nói trước coogn chúng và phản biện xã họi tốt cần đòi hỏi ta có đầy đủ lý lẽ thuyết phục công chúng, thuyết phục đối phương,có thể là bắc bỏ, có thể phủ định nhưng cũng có thể bổ sung làm rõ hơn vấn đề từ các góc độ, phương diện khác nhauAi trong chúng ta cũng có thể thuyết trình trước công chúng hay phản biện xã hội, tuy nhiên, để thuyết trình hấp dẫn, nói chuyện một cách tự tin, thể hiện được phong cách cá nhân và giá trị của bài thuyết trình, phản biện một cách thuyết phục thì không phải ai cũng làm được chính vì vậy cần rèn luyện kỹ năng hàng ngày
  1. Kỹ năng giao tiếp
          Công tác văn phòng thường xuyên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng chính vì vậy cần có kỹ năng nhất định trong giao tiếp. Để có những ấn tượng tốt trong giao tiếp ta cần ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật. Chính vì vậy ta cần tuân thủ theo nguyên tắc riêng trong giao tiếp, ứng xử như: Tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu không để định kiến che lập, hãy biết Hãy thừa nhận, Biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta, Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin…..Đồng thời, lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án, Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu như hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi,…giải quyết các tình huống bất ngờ thật khéo léo, tránh gây hểu lầm, tránh lạc đề, quanh co…
  1. Kỹ năng làm việc tập thể
          Đây là môi trường ta có thể thu thấp rất nhiều thông tin, kinh nghiệm, … Tuy nhiên, làm việc tập thể rất khó vì ai cũng cho rằng mình đúng, nhưng người làm văn phòng phải biết cách xử lý nhanh, tập hợp đầy đủ thông tin để mọi người cũng nhận thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, việc đó không đồng nghĩa với việc thông tin của tất cả mọi người đều được đưa vào chương trình, kế hoạch mà thông tin của mọi người đã được xử lý.
  1. Kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu
          Đây là công việc thường xuyên của người làm văn phòng. Để nhà lãnh đạo có những quyết định đúng không chỉ có thông tin đúng mà thể thức văn bản cũng phải đúng thể thức hiện hành, đúng thẩm quyền ban hành văn bản. Căn cứ vào các thông tư, hướng dẫn hiện hành, đồng thời trau dồi kiến thức hàng ngày để chuyên môn được vững. Ngoài ra, sau khi có một văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền, nội dung chính xác thì việc quản lý văn bản sau khi ban hành, những văn bản đến là vấn đề mà người làm văn phòng nên lưu ý và nâng lên một bước chuyên nghiệp như khi lãnh đạo cần thì không cần đến 03 phút ta có thể trình văn bàn mà lãnh đạo cần theo yêu cầu.
  1. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÁNH GIÁO HỘI
  1. Cơ sở pháp lý
Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói riêng, văn bản đóng vai trò là một công cụ hữu hiệu để truyền đạt các mệnh lệnh, các thông tin và các quyết định quản lý từ chủ thể quản lý đến các đối tượng quảnlý để thực hiện các mục tiêu mà chủ thể quản lý đã đề ra.
Chính vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo về mặt nội dung thì cơ quan hoặc người có thẩm quyền khi soạn thảo và ban hành văn bản cũng cần đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuy nhiên trên thực tế, khi soạn thảo văn bản các cơ quan thường quan tâm về mặt nội dung văn bản hơn là về thể thức của văn bản nên dẫn đến tình trạng thể thức văn bản không được thực hiện thống nhất và đồng bộ trong các cơ quan, tổ chức. Điều này đã có những ảnh hưởng nhất định đến chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung của mỗi cơ quan, tổ chức.
Muốn đảm bảo được điều này thì thể thức của văn bản phải được qui định trong văn bản qui phạm pháp luật và mang tính bắt buộc phải thực hiện đối với các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, để tạo cơ sở pháp lý cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên tại khoản 1- điều 5-Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư có qui định về thể thức văn bản như sau:
  1. Thể thức của văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
  1. Đối với công văn, ngoài các thành phần qui định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ của cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại; số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
  2. Đối với các công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công, không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ của cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại; số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
  3. Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản qui phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Như vậy, vì qui định sửa đổi tại điểm d của Nghị định này mà ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV (TT01) hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thay thế cho Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (TT55) ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản hành chánh Giáo hội nhìn chung gần với văn bản hành chánh nhà nước do có chút khác biệt mang tính đặc thù. Theo Tiến sĩ Đỗ Văn Học, Giáo hội các cấp nên tham khảo văn bản hành chánh nhà nước để ứng dụng cho văn bản hành chánh Giáo hội, để có sự thống nhất trong văn bản liên hệ giữa Giáo hội các cấp với các tổ chức, đơn vị sự nghiệp nhà nước. Vì vậy, văn bản hành chánh Giáo hội cũng được trình bày dựa trên thông tư số 01/2011/TT-BNV (TT01) hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  1. Kỹ thuật trình bày
Tham khảo thêm về thông tư số 01/2011/TT-BNV (TT01) hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Sau đây, chỉ nói chung về các nội dung chủ yếu:
  1. Phông chữ
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Thông thường font chữ dùng cho các Văn bản hành chánh đa số dùng font chữ Time New Roman. Cỡ chữ 11-14.
  1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)
  1. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
  1. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
  1. Vị trí trình bày (đối với khổ giấy A4 & A5)
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Nguồn: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

 
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản. Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Ở đây là khóa bồi dưỡng của ngành Hướng dẫn Phật tử nên chỉ tập trung vào việc trình bày các văn bản liên quan đến ngành Hướng dẫn Phật tử theo các ví dụ tiêu biểu như sau:
- Nghị quyết của BHDPT TW ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-BHDPT
Quyết định của BHDPT TW ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-BHDPT
Báo cáo của BHDPT TW được ghi như sau: Số …/BC-BHDPT
Kế hoạch của BHDPT TW được ghi như sau: Số …/KH-BHDPT
Công văn của BHDPT TW được ghi như sau: Số …./BHDPT

Mẫu Văn bản thông thường
GIÁO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
  HỘI ĐỒNG TRỊ SỰ                          Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BAN HƯỚNG DẪN PHẬT TỬ TW               ________________________
    ______________
         Số: 041/2018/QĐ-BHDPT          Tp.Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 12 năm 2018
QUYẾT ĐỊNH
Về việc Tặng Bằng Tuyên dương công đức
____________________
Mẫu Công văn
GIÁO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
  HỘI ĐỒNG TRỊ SỰ                          Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BAN HƯỚNG DẪN PHẬT TỬ TW               ________________________
    ______________
         Số: 042/2018/BHDPT                 Tp.Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 12 năm 2018
V/v mượn Hội trường tổ chứcHội nghị Tổng kết
- Từ Công văn Hội đồng Trị sự GHPGVN FBan Hướng dẫn Phật tử Trung ương F Ban Hướng dẫn Phật tử các tỉnh, thành F Các vị Trưởng Phân ban thuộc BHDPT các tỉnh, thành (Nếu có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của các Phân ban ấy) FThành viên phụ trách BHDPT quận, huyện F Mẫu đến cho từng cơ sở tự viện để thống kê đạo tràng/số lượng phật tử/năm.
- Sau khi các tự viện thống kê F Gửi lại cho thành viên phụ trách BHDPT quận, huyện F Các vị Trưởng Phân ban thuộc BHDPT các tỉnh, thành (Nếu có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của các Phân ban ấy) F Ban Hướng dẫn Phật tử các tỉnh, thành F Ban Hướng dẫn Phật tử Trung ương F Hội đồng Trị sự GHPGVN.
  1. CÁCH VIẾT BÁO CÁO
  1. Ý nghĩa của việc viết báo cáo
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo định hướng những chủ trương mới phù hợp. Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trương quản lý mới. Vì thế, báo cáo mang những đặc điểm cơ bản như sau: - Về chủ thể ban hành: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, yêu cầu công việc cụ thể. Khác với các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không chứa đựng các quy định mang tính bắt buộc thực hiện và bất kỳ một biện pháp chế tài nào. Báo cáo là loại văn bản dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra. Việc viết báo cáo của các tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánh giá kết quả công việc, hoặc báo cáo về một sự việc, vấn đề nào đó gửi cho cơ quan, tổ chức là việc làm cần thiết cho quá trình tổ chức quản lý của nhà nước. - Về lý do viết báo cáo: Báo cáo có thể được viết định kỳ nhưng cũng có thể được viết theo yêu cầu của công việc của cơ quan quản lý (vì lý do đột xuất, bất thường). Các cơ quan cấp trên tiếp nhận báo cáo và dùng nó như một phương tiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kỳ hay từng phạm vi nhất định. - Về nội dung báo cáo: Trong các bản báo cáo thường mang những nội dung khác nhau do tính chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu hoặc công việc mà đối tượng dự định báo cáo quyết định. Nội dung báo cáo vì vậy rất phong phú. Nội dung báo cáo trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu điểm, những khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời gian tới. Nội dung báo cáo cũng có thể là trình bày về một sự việc đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức về một lĩnh vực hoạt động trong một khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm,..). Hoạt động quản lý là một chuỗi tác động không ngừng của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu do chủ thể đề ra. Các hoạt động quản lý sau là sự tiếp nối, dựa trên kết quả của những tác động quản lý trước đó. Với tính chất là loại văn bản mang tính mô tả, trình bày về công việc, hoạt động viết báo cáo có ý nghĩa cho cả người nhận báo báo và người gửi báo cáo.
  1. Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin, là căn cứ để cơ quan cấp trên ra quyết định quản lý
Trong quá trình thực hiện các hoạt động quản lý nhằm đạt được mục tiêu, việc ra quyết định đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, các quyết định trong quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải dựa trên những căn cứ nhất định. Báo cáo là một loại văn bản hành chính thông thường nhưng có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết định của chủ thể quản lý. Chính vì lẽ đó, hoạt động viết báo cáo của cấp dưới gửi lên cấp trên sẽ giúp cơ quan, tổ chức cấp trên nắm được tình hình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp dưới trước khi ra quyết định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến các mục tiêu đã định. Mặt khác, thông qua báo cáo, cơ quan quản lý cấp trên có thể kiểm chứng được tính khả thi, sự phù hợp hay bất cập của chính sách do chính họ ban hành để sửa đổi kịp thời. Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành, các nhà khoa học nghiên cứu tổng kết các vấn đề thực tiễn của xã hội, của tự nhiên để tham mưu cho các cơ quan quản lý nhà nước hoạch định chính sách, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, xã hội một cách chính xác.
  1. Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên
Với tính chất là loại văn bản mô tả sự việc, trong nội dung các bản báo cáo phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa trong thời gian tới. Qua báo cáo, cơ quan cấp trên nhận định đúng về kết quả công việc của cấp dưới, những khó khăn vướng mắc mà cấp dưới gặp phải để giúp đỡ tháo gỡ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ, tạo nên sự gắn bó chặt chẽ trong thực hiện công tác giữa cấp trên và cấp dưới. Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực và khi phân tích đúng các nguyên nhân, rút ra bài học kinh nghiệm, đề cập về phương hướng, nhiệm vụ của đơn vị mình, người viết báo cáo có thể tạo ra những tư vấn hiệu quả cho cấp trên tham khảo và đưa ra quyết định. Ở một góc độ khác, cũng thông qua hoạt động viết báo cáo, chính cấp viết báo cáo (cấp dưới) sẽ phân tích, đánh giá nguyên nhân của những khó khăn, kiểm chứng chính sách của các cấp ban hành, trong đó có chính sách do chính họ ban hành để sửa đổi, bổ sung nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý công việc.
  1. Các loại báo cáo
Báo cáo là loại văn bản hành chính thông thường và rất phong phú. Dựa trên những tiêu chí khác nhau có thể chia báo cáo ra thành các loại khác nhau.
  1. Căn cứ vào nội dung báo cáo có thể chia thành: báo cáo chung và báo cáo chuyên đề.
+ Báo cáo chung: là báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Mỗi vấn đề, mỗi mặt công tác được liệt kê, mô tả trong mối quan hệ với các vấn đề, các mặt công tác khác, tạo nên toàn bộ bức tranh về hoạt động của cơ quan. Báo cáo này cho phép đánh giá toàn diện về năng lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đây là báo cáo mà Ban Hướng dẫn Phật tử các tỉnh, thành phải thực hiện. Sau khi tập hợp các báo cáo từ các Phân ban và Tiểu ban cộng thêm hoạt động của BHDPT tại tỉnh, thành của mình rồi gửi về BHDPT TW.
+ Báo cáo chuyên đề: là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề quan trọng. Các vấn đề, các nhiệm vụ khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu đánh giá một vấn đề cụ thể trong hoạt động của cơ quan. Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo. Đây là loại báo cáo các Phân ban và Tiểu ban phải thực hiện. Chỉ chuyên sâu vào nội dung của từng Phân ban và Tiểu ban mình.
  1. Căn cứ vào tính ổn định của quá trình ban hành báo cáo có thể chia thành: báo cáo thường kỳ và báo báo đột xuất.
+ Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ: là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ được quy định. Kỳ hạn quy định viết và nộp báo cáo có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ. Đây là loại báo cáo dùng để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của BHDPT trong thời hạn được báo cáo. Thông thường loại báo cáo này là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện khó khăn, yếu kém về tổ chức, nhân sự, cơ chế hoạt động, thể chế, chính sách, từ đó đưa ra những chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý.
 + Báo cáo đột xuất: là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có nguy cơ xảy ra các biến động bất thường, những chuyến công tác đột xuất của Ban Hướng dẫn Phật tử, có thể báo cáo theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền hoặc khi xét thấy vấn đề phức tạp vượt quá khả năng giải quyết của mình, cần có sự hỗ trợ của cấp trên hay cần phải phản ánh tình hình với cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có biện pháp giải quyết kịp thời. Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những vấn đề cụ thể làm cơ sở cho các quyết định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với các tình huống bất thường trong quản lý. Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các thông tin mới nhất trong loại văn bản này được đặc biệt coi trọng.
  1. Căn cứ theo mức độ hoàn thành công việc có thể chia thành: báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết
+ Báo cáo sơ kết: Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện. Trong quản lý, có những công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi phát sinh những tình huống không dự kiến trước. Dù trong trường hợp nào thì quá trình thực hiện cũng có thể nảy sinh những vấn đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự liệu chưa chính xác. Để hoạt động quản lý có chất lượng cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề ra những biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp với thực tế là điều cần thiết. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới.
Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định của toàn bộ kế hoạch công tác. Để phục vụ quản lý công việc của cơ quan, tổ chức trong kế hoạch năm, có thể chia báo cáo sơ kết công tác thành các loại:
Báo cáo sơ kết công tác tháng của cơ quan, tổ chức: Nội dung báo cáo công tác sơ kết tháng trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian một tháng. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng đã được phê duyệt của cơ quan, tổ chức cấp trên để thống kê, xem xét, đánh giá các kết quả đã thực hiện, đưa ra kế hoạch cần thực hiện trong tháng tiếp theo. Thời gian báo cáo sơ kết thực hiện kế hoạch công tác tháng được tiến hành vào những ngày cuối tháng.
Báo cáo sơ kết công tác quý: nội dung báo cáo sơ kết công tác quý trình bày kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng. Một năm kế hoạch công tác chia thành 4 quý theo thứ tự thời gian. Quý I: Từ tháng 1 đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng 4 đến hết tháng 6; Quý III: Từ tháng 7 đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12. Do đó, mỗi năm báo cáo sơ kết công tác quý đề có 4 bản báo cáo. Thời gian báo cáo sơ kết công tác quý được thực hiện vào những ngày cuối quý.
Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm: Nội dung báo cáo công tác sơ kết 6 tháng đầu năm trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong 6 tháng đầu năm, vạch ra những ưu điểm, những hạn chế cần khắc phục và nhiệm vụ còn phải làm trong 6 tháng còn lại của năm đó. Thông thường ngành Ban Hướng dẫn Phật tử chỉ có báo cáo sơ kết công tác 06 tháng đầu năm.
+ Báo cáo tổng kết: Là loại văn bản được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc đã hoàn thành một cách căn bản một công việc nhất định. Khác với báo cáo sơ kết có mục đích tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất, trong báo cáo tổng kết, mục đích là để đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lý cùng loại hoặc tương tự về sau từ việc lập kế hoạch hoạt động đến tổ chức thực hiện các hoạt động đó trên thực tế. Báo cáo tổng kết thường gắn vào một thời gian nhất định, thường là một năm, 5 năm, 10 năm, 15 năm,..
Nội dung của báo cáo tổng kết năm sẽ trình bày tất cả các mặt công tác của cơ quan, tổ chức trong một năm thực hiện kế hoạch; nêu rõ các số liệu cụ thể đã đạt được của các chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao. Trong báo cáo tổng kết năm thường nêu lên kết quả phấn đấu một năm của tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, các ưu điểm và yếu kém, rút ra bài học kinh nghiệm cho những năm tới, khen thưởng những đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch công tác. Trong báo cáo tổng kết năm cần dành một phần để nói về phương hướng, nhiệm vụ và những chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch năm tới của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác năm của cơ quan, tổ chức được biên soạn đầy đủ, công phu, được lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân, cán bộ chủ chốt trong cơ quan, tổ chức.
  1. Yêu cầu của báo cáo
Trên thực tế tồn tại nhiều loại báo cáo nhưng điểm chung của các loại báo cáo thể hiện ở hình thức mô tả thực tế và mục đích là nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tuy không có giá trị pháp lý rõ rệt như thông tin trong các biên bản được lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc đối với các vụ việc cụ thể nhưng báo cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị của các quyết định quản lý. Đáng lưu ý là báo cáo cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý nhưng báo cáo chính là sự tự phản ánh của chính cơ quan ban hành báo cáo. Do đó, để đạt được mục tiêu đề ra một bản báo cáo phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
  1. Về nội dung
- Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
- Thông tin chính xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin;
- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác;
Với tính chất mô tả nhằm mục đích cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra quyết định, báo cáo cần phải đúng với thực tế. Điều đó có nghĩa, thực tế như thế nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
- Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể;
Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy, không được viết chung chung, tràn lan hay vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.
- Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tế;
- Xác định đúng nguyên nhân của những thành công và nguyên nhân của những hạn chế đối với vấn đề cần báo cáo; - Chỉ ra những bài học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung;
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới một cách mạch lạc và có căn cứ, phù hợp với điều kiện thời gian và nguồn lực thực tế, có tính khả thi cao.
  1. Về hình thức
- Phải sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của cơ quan, đơn vị (nếu có) hoặc tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề cần báo cáo. Đối với BHDPT có mẫu thống kê sinh hoạt tu học của Phật tử thì phải thống kê dựa trên mẫu đó.
- Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính (khoảng trống hay lỗi font chữ,..);
- Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành chính thông dụng.
  1. Về tiến độ, thời gian
Báo cáo phải đảm bảo kịp thời. Mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho công tác quản lý của nhà nước, của các tổ chức và doanh nghiệp, vì thế, sự chậm trễ của các báo cáo sẽ ảnh hưởng đến việc ban hành quyết định quản lý của các cơ quan công quyền hoặc sự chậm trễ báo cáo trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, báo cáo cần thiết phải được ban hành một cách nhanh chóng, kịp thời.
  1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo
Tiêu chí chung để đánh giá một bản báo cáo có chất lượng phải trên cả hai phương diện về nội dung và hình thức. Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu đúng tính chất công việc, đánh giá đúng những thành tích và hạn chế trong việc thực hiện công việc cũng như nguyên nhân của nó. Phương hướng nhiệm vụ được trình bày rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục bởi những nhận định vừa khoa học vừa thực tế, dự báo tính khả thi. Về hình thức của bản báo cáo phải phù hợp với nội dung của báo cáo. Vì thế, một bản báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu sự quyết định của chính người trực tiếp thực hiện viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị chi phối bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ đạo của người lãnh đạo.
  1. Quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo
Như trên đã nêu, phần lớn các trường hợp báo cáo là sự tự phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức, qua đó các cấp có thẩm quyền đánh giá được năng lực hoạt động của cơ quan báo cáo trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Các báo cáo thường là căn cứ cho các nhận định và quyết định của cơ quan quản lý cấp trên. Do đó, trong nhiều trường hợp, lãnh đạo cơ quan viết báo cáo thường chỉ đạo những nội dung cần nhấn mạnh, thậm chí che giấu khuyết điểm bằng lối viết chung chung, khó nhận định để bảo vệ lợi ích của ngành, của địa phương mình, cơ quan, tổ chức, chứ không phục vụ lợi ích chung của quản lý. Trong những trường hợp đề cao lợi ích cục bộ của mình thì thông tin trong báo cáo sẽ ít độ tin cậy cho quyết định quản lý. Cơ quan ra quyết định khi đó cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau cho các quyết định của mình.
  1. Người viết báo cáo
Mặc dù báo cáo là loại văn bản phi cá tính nhưng khi nhận định tình hình, người viết thường khó thoát hoàn toàn khỏi quan điểm, cách nhận định của cá nhân mình. Với cùng một sự việc người bi quan và người lạc quan, người thiên về lý trí hay thiên về tình cảm sẽ đánh giá khác nhau, theo đó mỗi người sẽ mô tả sự việc, dự đoán tình hình theo cách đánh giá của mình.
  1. Mức độ và tính chất của các sự kiện cần báo cáo
Quá trình hoạt động của các cơ quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều sự kiện nối tiếp nhau. Trong trường hợp các sự kiện diễn ra theo một chiều tương đối ổn định dễ gây nên sự đánh giá của người viết theo cùng chiều hướng đó. Điều đó có thể giải thích rằng, khi các sự kiện diễn ra theo chiều hướng tốt dần thì dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo cáo có thể không thấy hết hoặc coi nhẹ những khó khăn cần khắc phục. Ngược lại, nếu các sự kiện diễn ra theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo sẽ nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả năng giải quyết đẩy lên độ phức tạp lớn hơn. Trong trường hợp báo cáo có quá nhiều sự kiện phải phản ánh cũng ít nhiều tạo ra những áp lực tâm lý và nhận định sai lệch nhất định khi viết báo cáo.
  1. Các bước viết báo cáo
  1. Các bước cơ bản để viết một bản báo cáo
Báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, tổ chức cụ thể thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào mẫu quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì người viết báo cáo cần tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo;
+ Xác định mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của công việc đang thực hiện quyết định;
+ Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo. Các dữ liệu có thể được thu thập từ những nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng bán; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí;
+ Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được để có được thông tin chính xác đưa vào trong báo cáo;
+ Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo;
+ Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.
Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo
Yêu cầu: Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của việc báo cáo, người viết cần lựa chọn các thông tin về những vấn đề gần nhau để đưa vào phần nội dung. Các thông tin được sử dụng không trích nguyên văn mà cần tóm tắt những ý chính để vấn đề được nêu ra một cách cô đọng nhưng vẫn mang đầy đủ ý nghĩa của nội dung cần nêu.
Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc như sau:
Mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện.
Phần nội dung:
(i) Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đem đến kết quả trên;
(ii) Đề ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.
Phần kết thúc: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ, những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên hay các cơ quan chức năng.
Bước 3: Viết báo cáo
Trên cơ sở đề cương báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm được để tiến hành viết báo
Bước 4: Hoàn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt
Kết thúc giai đoạn viết báo cáo trên đây văn bản có thể được hoàn thành để trình lãnh đạo duyệt. Đối với những báo cáo quan trọng (Báo cáo tổng kết năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.
  1. Các bước trong viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết và báo cáo theo sự việc
Bước 1: Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tổng kết
Đối với các báo cáo sơ kết công tác: không có văn bản hướng dẫn vì các báo cáo này thường đơn giản hoặc đã được theo mẫu quy định. Đối với các báo cáo tổng kết, cơ quan báo cáo cần ban hành văn bản hướng dẫn về chủ trương tổng kết công tác hoặc chủ trương tổng kết chuyên đề với các yêu cầu như: nội dung văn bản trình bày cụ thể những vấn đề, những số liệu phải báo cáo; những ưu điểm, khuyết điểm, những nguyên nhân của ưu điểm, khuyết điểm; những bài học kinh nghiệm; các tiêu chuẩn bình bầu danh hiệu thi đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo nộp lên cấp trên.
Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo
Các tư liệu và thông tin có thể được thu thập để viết báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết bao gồm:
(i) Các văn bản quy phạm pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức; hoặc các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo;
(ii) Kế hoạch công tác năm của cơ quan, tổ chức hoặc kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
(iii) Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi đến;
(iv) Tài liệu, số liệu do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập được.
Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết
Trên cơ sở văn bản hướng dẫn tổng kết của cơ quan, tổ chức cấp trên, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực hiện hoạt động thực tế của cơ quan, tổ chức để xây dựng đề cương báo cáo. Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung chính xác, đầy đủ.
Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.
Bước 4: Viết tên và nội dung báo cáo
- Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết thì tên báo cáo gồm các mục: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng hoặc quý). Đối với báo cáo tổng kết thì tên báo cáo phải ghi bổ sung thêm phương hướng công tác. Ví dụ: "Báo cáo tổng kết năm học 2012 - 2013 và phương hướng, nhiệm vụ năm học 2013 - 2014". Nếu là báo cáo tổng kết chuyên đề thì tên của báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo: (tổng kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm..đến năm..).
- Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm và báo cáo tổng kết chuyên đề đều phải gồm ba phần: Mở đầu, nội dung và kết luận.
+ Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi. Phần mở đầu phải trình bày được mục đích của báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo sẽ giải quyết những vấn đề gì.
+ Phần nội dung: Tổng kết công tác đã thực hiện và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
Tổng kết công tác: Trình bày các kết quả đã đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các kết quả đạt được phải thể hiện bằng số liệu cụ thể. Phân tích những kết quả đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch. Mục đích của việc phân tích này là để người đọc, người nghe thấy được việc hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao ở mức độ như thế nào (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch, hoàn thành kế hoạch, hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao). Để giải đáp được mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để vấn đề được minh bạch, rõ ràng và mang lại sức thuyết phục. Mục đích thứ hai là, việc phân tích kết quả đạt được để mọi người thấy được sự tiến bộ, đi lên hay đi xuống của tổ chức đó. Để giải đáp được mục đích này người viết báo cáo phải lập bảng so sánh về các số liệu thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch năm nay so với một số năm cận kề trước đó.
Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo không thể thiếu mục bài học kinh nghiệm, là những điều được rút ra từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân của những thành công và sai lầm, thiếu sót đã nêu ở phần trên. Bài học kinh nghiệm là cái có ích để lại phục vụ cho công tác của những năm sau, truyền lại cho những người đi sau, phát huy, nhân rộng những bài học có ích, hạn chế những sai lầm, thiếu sót, khuyết điểm mà những người đi trước đã mắc phải.
Phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới (hoặc những năm tới): Trong báo cáo tổng kết công tác hoặc báo cáo tổng kết chuyên đề thì phần này trình bày khái quát những nội dung chính công tác của năm tới hoặc thời gian tới về các vấn đề: (i) Các chỉ tiêu kế hoạch (được trình bày thành các đề mục căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mình và các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao); (ii) Trình bày trọng tâm, trọng điểm công tác cần thực hiện trong năm tới; (iii) Các giải pháp chính để thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch nêu trên.
Phần kết luận: Đánh giá, tổng kết chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức. phần kết luận phải nêu được hai vấn đề cơ bản: (i) Những kết quả chủ yếu thực hiện nhiệm vụ công tác năm qua và những kiến nghị với cơ quan, tổ chức cấp trên. Nội dung kiến nghị cần nêu những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, tổ chức cấp trên như:
- Cơ chế, chính sách, chế độ đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
- Hỗ trợ về tài chính, về dự án.
- Hỗ trợ về khoa học - công nghệ, thiết bị máy móc vật tư,..
Bước 5: Đóng góp ý kiến và hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết
Trường hợp của các báo cáo sơ kết, có thể không cần lấy hết ý kiến đóng góp của các đơn vị liên quan. Các số liệu chỉ ước tính mà không cần chính xác tuyệt đối. Đối với báo cáo tổng kết thì yêu cầu cao hơn. Báo cáo tổng kết công tác là văn bản quan trọng, đòi hỏi tính chính xác, công khai, minh bạch và dân chủ thì đòi hỏi cần có sự đóng góp ý kiến của những đơn vị, cá nhân có liên quan. Đối tượng đóng góp ý kiến cho báo cáo tổng kết là cán bộ chủ chốt của các đơn vị, cơ quan, tổ chức, những người có trình độ chuyên môn cao tham gia vào những công việc quan trọng của cơ quan, tổ chức.
Về quy trình, đơn vị chủ trì sẽ viết bản thảo báo cáo tổng kết, sau khi hoàn thành bản thảo, đơn vị chủ trì trình lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo có công văn yêu cầu góp ý kiến gửi đến các đối tượng đóng góp ý kiến. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết có trách nhiệm tiếp thu, tập hợp các ý kiến đóng góp của các đơn vị và cá nhân liên quan, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo tổng kết. Việc đóng góp ý kiến thường rất nhiều vấn đề. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết cần phải căn cứ vào mục đích, nội dung báo cáo để bổ sung những nội dung báo cáo còn thiếu, sửa chữa lại những nội dung số liệu trình bày chưa chính xác, sửa chữa lại những nhận định, đánh giá chủ quan về các thành tích và những hạn chế để hoàn thiện báo cáo tổng kết trình lãnh đạo để công bố tại hội nghị tổng kết.
Trong quá trình hoạt động tại các cơ quan, tổ chức thường xảy ra những sự việc đột xuất, có thể là những sự cố ngoài ý muốn nhưng cũng có thể là những sự đột xuất mang nghĩa tích cực. Trong bất kỳ trường hợp nào làm xuất hiện những sự việc bất thường đều cần có những tác động tương xứng từ phía chủ thể quản lý. Mục đích của việc viết báo cáo về các sự việc, sự kiện là giúp cho cơ quan quản lý các cấp liên quan nắm được bản chất sự việc, sự kiện xảy ra để đề ra các chủ trương, biện pháp giải quyết một cách chính xác, hiệu quả. Đối tượng viết báo cáo sự việc là cơ quan, tổ chức được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện công việc đó. Nếu sự việc xảy ra có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan, tổ chức đó phải viết báo cáo. Những cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền giao quản lý sự việc là nơi tiếp nhận báo cáo. Các bước báo cáo theo sự việc:
Bước 1: Thu thập thông tin, tư liệu
- Thông tin, tư liệu liên quan đến sự việc là cơ sở, bằng chứng, là căn cứ để trình bày báo cáo về sự việc đó. Mỗi sự việc đều có các mối liên hệ và các loại thông tin, tư liệu khác nhau. Vì vậy người viết báo cáo sự việc phải phân tích các mối quan hệ của sự việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ và chính xác thông tin, tư liệu liên quan.
- Yêu cầu về thông tin, tư liệu:
+ Thông tin, tư liệu đó phải liên quan đến sự việc (thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, trong lúc xảy ra và sau khi xảy ra vụ việc);
+ Thông tin, tư liệu phải chính xác, trung thực: các nguồn thông tin có thể đến từ người dân, người tham gia sự việc, người chứng kiến, máy quay tự động, báo chí,… Do đó, có những thông tin, tư liệu có thể khách quan, phản ánh đúng sự việc nhưng cũng có thể thông tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người nào đó, không khách quan. Điều đó đòi hỏi người viết báo cáo phải có trình độ phân tích, xử lý, chọn lọc thông tin chính xác.
- Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập:
+ Tài liệu thành văn (các văn bản liên quan);
+ Lời khai của nhân chứng hoặc người tham gia sự việc, người bị hại;
+ Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện);
+ Các bài báo cáo về sự việc của các tổ chức liên quan;
+ Văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến sự việc.
Bước 2: Viết báo cáo sự việc
- Viết tên gọi của báo cáo sự việc:
+ Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo về việc..)
+ Tên loại sự việc xảy ra: (đình công, khiếu kiện, cháy nổ,..)
+ Tên địa điểm xảy ra sự việc.
+ Thời gian xảy ra sự việc: phút, giờ, ngày, tháng, năm. (nếu sự việc xảy ra nhanh thì bắt đầu bằng việc dùng phút, giờ; nếu xảy ra dài thì nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm).
- Viết nội dung báo cáo:
+ Mô tả tình tiết, diễn biến sự việc đã xảy ra, chỉ ro những hậu quả về người, về tài sản, về trật tự, trị an;
+ Đánh giá bước đầu về nguyên nhân dẫn đến vụ việc đó ( nếu có thể làm được);
+ Nêu rõ những biện pháp đã thực hiện nhằm giiair quyết vụ việc đó và tình hình thực tế sau khi áp dụng các biện pháp để giải quyết vụ việc đó;
+ Dự kiến những tình huống, những phản ứng, vụ việc có khả năng xảy ra tiếp theo và dự kiến những biện pháp có thể ngăn ngừa;
+ Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đề nghị cấp trên hỗ trợ các điều kiện để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những tình huống có thể tiếp tục xảy ra. Sau khi hoàn thành bản thảo báo cáo sự việc, người viết báo cáo hoặc đơn vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo sự việc lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, phê duyệt và phát hành chính thức.
  1. Các lỗi thường gặp trong viết báo cáo
  1. Lỗi trình bày bản báo cáo
Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán. Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ: 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1,.. nhưng cũng chính trong báo cáo lại có mục 3.1, a.,..); Hoặc đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số nguyên, chữ cái hoa,..). Trong một số trường hợp tại chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa.
Một số báo cáo tạo ra một mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con (ví dụ: Chương II có phần 2.1 nhưng lại không có phần 2.2). Giải pháp cho vấn đề này là nên dùng LaTeX hoặc chức năng Style của MicroSoft Word.
Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh họa cho những nhận định của báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch và thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp các lỗi như không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, không được giải thích,… Trong nhiều báo cáo, các bảng biểu, hình ảnh không đánh số dễ gây ra sự nhầm lẫn. Trong nhiều bản báo cáo kỹ thuật và khoa học đã không đặt tên cho các hình ảnh, bảng biểu và công thức, tạo ra những khó khăn cho việc tham khảo đến các tài liệu khác.
Các báo cáo thường có tham chiếu "xem hình bên dưới" và thừa khoảng nửa trang giấy do hình quá lớn phải sang mặt bên. Giải pháp ở đây là nên đánh số hoặc đặt tên các hình để viện dẫn"xem hình x". Sau đó có thể đưa hình vẽ, bảng biểu đến bất cứ vị trí nào thích hợp cho việc dàn trang.
Hình ảnh, bảng biểu và công thức khi đưa vào báo cáo nhiều khi không có tác dụng với nội dung vì nó không được giải thích. Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc không hiểu hình ảnh, bảng biểu đó mô tả cái gì, muốn nói cái gì.
Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh được chụp từ các báo cáo khác hoặc lấy từ nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, không thể đọc được hình. trong trường hợp này người viết báo cáo nên vẽ lại.
Có nhiều báo cáo đã viết đoạn quá dài mà không có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo đã sử dụng tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng trong khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là: (i) Đối với các dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm,… không được đặt khoảng trắng ở trước và sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kỳ; (ii) Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.
Nhiều báo cáo bị lỗi về sử dụng font chữ: Font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi cần mô tả các đoạn mã nguồn phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco (Trên Mac OS).
  1. Lỗi ngôn ngữ, văn phong
Các lỗi thường gặp: sai lỗi chính tả, dùng từ không thích hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi…, các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo. Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu ra câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ triển khai ý của câu chủ đề.
  1. Lỗi nội dung
Có nhiều bản báo cáo đã không nêu bật được những công việc đã làm mà viết những vấn đề rất xa, không trọng tâm, rất ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo. Do đó, trước khi viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý đó để viết.
  1. Các kỹ năng cần rèn luyện
Viết báo cáo là một trong những hoạt động không thể thiếu trong quá trình quản lý tại các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan công quyền. Ý nghĩa của các báo cáo đem lại là ở tính thông tin của nó đối với quá trình ra quyết định của các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, để có được một bản báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện một số kỹ năng sau đây:
  1. Kỹ năng nghe:
Hiểu và đánh giá đúng mục đích, yêu cầu của vấn đề cần báo cáo theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
  1. Kỹ năng thu thập thông tin:
Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có được nhiều thông tin liên quan đến vụ việc, nhất là các thông tin trái chiều nhau để làm cơ sở cho quá trình phân tích thông tin.
  1. Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin:
Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá các thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa các thông tin, tư liệu được cung cấp,đánh giá những mâu thuẫn giữa các thông tin, tư liệu thu thập được. Trong quá trình thu thập chứng cứ, thông tin, tư liệu có thể đến từ những chủ thể khác nhau nhưng có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích. Từ những phân tích đó, người viết báo cáo có thể đưa ra những nhận định khách quan, chính xác.
  1. Kỹ năng diễn đạt:
Rèn luyện, học tập kinh nghiệm của các bản báo cáo đã đã phát hành có nội dung tương tự hoặc gần với nội dung báo cáo định viết. Hành văn trong báo cáo phải mạch lạc. Sử dụng văn phong hành chính thông dụng, không dùng các từ cầu kỳ, khoa trương. Trong khi viết báo cáo, cần rèn luyện tư duy khách quan và tránh dùng các từ mang tính chủ quan, một chiều.
  1. Kỹ năng trình bày một bản báo cáo tốt:
Nghiên cứu, rút kinh nghiệm về các lỗi trình bày thường gặp. Sau khi viết xong báo cáo có thể nhờ người có kinh nghiệm đọc lại và chỉ ra các lỗi. Người viết báo cáo cũng cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung và kiểm tra các lỗi về hình thức trước khi trình lãnh đạo.
  1. Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo
Báo cáo không phải là văn bản có tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật, không mang tính cưỡng chế hay bắt buộc thực hiện nhưng báo cáo mang ý nghĩa thông tin quan trọng cho quá trình ra quyết định và tổ chức quản lý của các tổ chức, cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp. Do đó, xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo là điều cần thiết. Việc xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo cần được đặt ra đối với cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhà nước và tư nhân, các cán bộ, công chức, nhân viên công ty và tổ chức phi chính phủ. Để xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo, các chủ thể cần nhận thức đầy đủ các vấn đề sau:
- Nhìn nhận đúng vị trí, vai trò của báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động viết báo cáo, thực hiện viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó hoặc lạm dụng báo cáo để phục vụ lợi ích riêng cơ quan, đơn vị, ngành mình;
- Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào quá trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, chính xác về các vấn đề cần báo cáo;
- Tăng cường các khóa học để đào tạo, bồi dưỡng các kỹ năng thu thập, phân tích thông tin, trình bày văn bản cho cán bộ, công chức nhà nước và các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu;
- Xây dựng bộ giáo trình chuẩn mực để giảng dạy và giúp người nghiên cứu có thể thực hiện tốt kỹ năng viết báo cáo cá nhân hay báo cáo của các tổ chức;
- Để tránh tùy tiện, lạm dụng và đối phó khi viết các báo cáo, Nhà nước cần ban hành các quy định để đảm bảo chất lượng của một bản báo cáo. Các vấn đề cơ bản cần quy định như (i) quy định về quy trình soạn thảo báo cáo và (ii) trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo. Trong quy trình soạn thảo báo cáo cần phân biệt giữa quy trình soạn thảo báo cáo định kỳ với quy trình soạn thảo báo cáo đột xuất. Các quy định về chế độ trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo phải ghi nhận các hình thức chế tài tùy theo mức độ vi phạm đối với tính trung thực của thông tin, tính đầy đủ của thông tin cũng như khi vi phạm về thời hạn báo cáo gây hậu quả bất lợi cho hoạt động quản lý.

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây